포스코가 1월 15일 ‘출하송장 전자문서시스템’을 오픈해 거래관계자와의 업무 효율 향상은 물론 친환경 경영을 실천한다.

그동안 포스코는 제품 검수부터 고객사 인수 확인 이후 보관까지 종이 기반 수작업으로 출하송장*을 관리해 왔는데, 이러한 전 과정에 모바일 및 전자문서 기술을 적용해 ‘출하송장 디지타이제이션(digitization)’을 실현한 것이다.
* 출하송장 : 제품, 고객사, 도착지 정보를 기록한 서류로, 제품 운송과정에서 운전원이 고객사와 운송사에 직접 전달함

기존에는 운송사 운전원이 출하송장을 종이로 출력해 제품 인도와 함께 한 부는 고객사에게 전달하고, 나머지 한 부는 운송사에 전달하는 등 불편이 많았다. 또한 고객사도 세무감사 시 5년간 보관한 출하송장 중에서 필요한 송장을 수작업으로 찾아야 하는 등 업무에 많은 시간이 필요했다.

출하송장 전자문서시스템 구축으로 출하송장 처리과정이 6단계에서 2단계로 대폭 줄어들어 업무 효율 향상이 기대된다.

출하송장을 전자화하면, 제품 입고 시 고객사는 제품 인수를 확인하고 종이 대신 모바일에서 전자서명을 한다. 전자서명 정보는 포스코와 운송사에 실시간으로 전송된다. 고객사와 운송사는 필요에 따라 포스코 시스템에서 전자문서를 조회·출력할 수 있어 업무가 대폭 간소화된다. 또한 기존 6단계의 출하송장 처리과정이 2단계로 줄어들어 업무 효율성과 정합성을 동시에 향상시킬 수 있다.

포스코가 발행해온 연간 400만 장의 종이송장을 연결하면 1200km에 달하는데, 이는 서울-부산을 1.5회 왕복할 수 있는 거리다. 종이송장을 전자화할 경우 수령 30년 나무 400그루를 매년 아낄 수 있어 환경 측면에서도 상당한 성과가 예상된다.

현장 업무와 광범위하게 연결되어 있는 이 프로젝트는 지난해 7월 착수 이래 양 제철소와 협업해 이슈를 점검하고 해결해왔다. 시스템 가동 초기에는 고객사에게 전달하는 종이 출하송장 한 부는 그대로 유지해 고객사의 불편을 최소화할 계획이다.

포스코는 앞으로도 업무 효율성 향상을 통해 고객사 등 거래관계자와 상호 윈윈할 수 있도록 스마트 과제를 지속적으로 발굴해 나갈 예정이다.